Mantén el orden en las carpetas

¡Buenos días!

Hoy es el día del entierro de la sardina que significa el final del desenfreno del carnaval y deja paso al miércoles de ceniza que significa el inicio de la cuaresma. Yo no soy ni de una festividad ni de la otra, así que os traigo un nuevo post que nada tiene que ver con esto.

Ya os comenté hace un tiempo en este post que es muy importante guardar cada documento en su carpeta, manteniendo el orden en las carpetas de nuestro ordenador. Hay gente que no le da demasiada importancia, pero tiene mucha, sobre todo si trabajas con más gente, ya que no debemos tomar nuestro propio criterio a la hora de organizar las carpetas de proyectos, pues sería un caos. Por suerte no todos pensamos igual, pero para esto no es una suerte, es un lío.

Si existe un criterio establecido, no lo cambies, adáptate, a no ser que todo el mundo esté de acuerdo en modificarlo porque sea más práctico. Si por ejemplo los planos se suelen guardar en una carpeta distinta a los documentos, hazlo así, de lo contrario, si guardas planos y documentos de un mismo proyecto juntos, no estarás manteniendo el orden y después nadie encontrará nada. Puede que esté así porque los planos estén en un disco duro distinto a los documentos, por tema de espacio del disco, a veces no es capricho.

Si trabajas solo, márcate un criterio y mantenlo. Si algún día por cualquier motivo guardas algo de manera distinta, ten por seguro que cuando lo vuelvas a necesitar te va a costar mucho encontrarlo.

Parece que sea lógico guardar cada cosa en su sitio, pero si te lo digo aquí es porque me he encontrado casos en los que no se ha hecho y la persona que ha tenido que buscar documentación sobre el proyecto en cuestión, ha tardado más en encontrar lo que buscaba que en imprimir una copia de nuevo.

Estamos de acuerdo en que existe un buscador en el sistema operativo que busca el nombre que le pidas, pero puede darse el caso (y por desgracia también se da) que el nombre que buscas no sea el que se le ha puesto al documento, porque la persona que lo ha guardado no ha mantenido el criterio del nombre (esto también da para otro post, créeme). Ahí sí que podemos perder muuuucho tiempo buscando.

 

Otra cosa a tener en cuenta es que si organizamos los documentos o planos en subcarpetas, nos costará menos encontrar el que buscamos. Por ejemplo, si se realizan varias memorias y proyectos para presentar a la administración sobre algo en concreto, como puede ser una memoria ambiental, un proyecto específico de atmósfera, un proyecto de gestor de residuos y un informe preliminar de situación de suelo, todo eso deberíamos guardarlo en una carpeta y en todo caso en subcarpetas. Pero no solo eso, si pasado el tiempo se nos solicita alguna documentación complementaria, deberíamos guardar eso nuevo que presentemos en otra carpeta (dentro de la carpeta del proyecto en sí, claro), ya que pasado el tiempo nos costará menos saber qué es lo que se presentó a posteriori para resolver las deficiencias que pudiera tener el proyecto inicial. Esto es útil también a la hora de preparar la documentación de algún otro proyecto, pues podremos incluir desde el principio lo que se nos pidió para complementar otros anteriores, y no cometer los mismos fallos para no retrasar los expedientes.

 

La cosa no está para perder el tiempo. Muchas empresas están empezando a recuperarse de la crisis que todavía no se ha ido y serán aquellas eficientes y que mejor cumplan con los requisitos del cliente, las que sigan manteniéndose a flote.

Cosas así, que parecen una tontería, pueden hacerte quedar mal ante un cliente, y nadie quiere eso.

Así que, sé ordenado y guarda cada cosa en su sitio.

¿Tienes alguna anécdota sobre esto? Cuéntame.

Saludos

Nuria

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