¡Hola!
Hoy
me estreno con los tutoriales. Te voy a enseñar cómo crear un índice en Word.
Un
proyecto, memoria o cualquier documento técnico debe llevar un índice, es un
requisito que se debería cumplir. Un índice es básico si la persona que lee el
documento quiere saber el contenido del mismo o en qué páginas buscar ciertas
cosas. He visto memorias sin índice, en las que, aunque no tuviesen demasiadas
páginas, era muy complicado encontrar lo que quería leer.
El
índice en Word es muy útil, ya que una vez hecho, para actualizar las páginas donde
se encuentra cada apartado solamente hay que elegir la opción “actualizar”.
Muchos hacen un índice a mano, es decir, escriben los apartados del índice y la
página en la que se encuentra, pero si después tenemos que añadir algún párrafo
y los apartados cambian de página, hay que actualizarlo a mano, lo que requiere
mucho tiempo, sobre todo si es un documento con muchos apartados y
subapartados. Esta forma es mucho más profesional; no es que se note al
imprimir, pero te facilita el trabajo. Además, para posteriores documentos se
puede “guardar como” el documento que tenga el índice ya hecho y trabajar sobre
él modificándolo (importante guardarlo como, lee este post para saber por qué).
Hacer
por primera vez un índice puede costar un poco, pero una vez hecho verás cómo
lo vas a preferir.
Yo
te voy a indicar los pasos desde cero, es decir, con un documento de Word en
blanco.
Lo
primero de todo es escribir en la primera página la palabra “Índice”, con el
formato que quieras (negrita, subrayado, tamaño de fuente, …). Una vez hecho esto,
presiona la tecla “intro” unas tres o cuatro veces y pasa a la siguiente página
con un salto de página. Si no sabes cómo introducir un salto de página, lee este post.
A
continuación escribe el nombre del primer apartado del proyecto (por ejemplo
“Introducción”). Después presiona la tecla “intro” unas tres o cuatro veces y
escribe el nombre del siguiente apartado (por ejemplo “Objeto del proyecto”);
así hasta escribir todos los apartados de los que conste el documento que vayas
a redactar para que no se te olvide ninguno. Ten en cuenta de escribir también
los subapartados, pero date cuenta de cuál es apartado y cuál es subapartado;
si quieres puedes escribir los apartados principales en mayúsculas y el resto en
minúsculas, o dándoles un estilo distinto (cursiva, por ejemplo), es muy
importante no confundirte con esto.
Los
apartados principales formarán parte del “Título 1” y los subapartados del
“Título 2”, “Título 3”, etc, así hasta completar todos los subapartados que
haya. En realidad son distintos niveles dentro de los apartados de un
documento.
Ahora
en la barra de herramientas de arriba, en el apartado “Estilos” pincha sobre la
flechita a la derecha. Se despliega una ventana, en la que debes seleccionar la
opción “Mostrar vista previa”, para que sea más sencillo visualizar el
resultado.
Para
empezar dando formato de título a un apartado, ve al primero que hayas escrito;
en mi caso “Introducción”. Lo seleccionas y en la barra de herramientas, en el apartado
“Párrafo, pincha sobre el icono de “Lista multinivel” y elige la opción de los
títulos. Haz esto para cada título que vayas a poner (deja los subtítulos por
el momento). No importa el formato que aparezca, luego te explico cómo
modificarlo.
Cuando
tengas los apartados principales hechos, pincha sobre el primero, en mi caso
“Introducción”; verás cómo en la barra de herramientas “Estilos” se selecciona
“Título 1”, ya que es ese el estilo que le hemos puesto, es el Título de primer
rango.
Ahora
hay que darle al Título 1 el estilo que queremos. Yo lo voy a poner en
mayúsculas, Fuente arial, tamaño de fuente 12 y en negrita. Para ello en la
barra de herramientas “Estilos”, pincha con botón derecho sobre “Título 1”, o
bien en la ventana de la flechita que hay a la derecha, y selecciona
“modificar”.
Se
abre una ventana donde puedes elegir el tipo de fuente, tamaño, color, etc.
Además, abajo a la izquierda hay un botón llamado “Formato”, donde puedes
elegir otras características que quieras que tenga tu “Título 1”, como por
ejemplo una sangría a la izquierda (esto se elige en el apartado “Párrafo”). Así
es como queda.
Yo
le quiero añadir un punto y una raya detrás del número. Para ello hay que
pinchar en el botón “Lista multinivel” y dentro de la ventana, pinchar en
“Definir nueva lista multinivel”.
Con
el “Título 1” seleccionado, hay que añadir lo que se quiera en el apartado
“Especifique formato para el número”. Yo he añadido un punto y una raya.
Ahora
le toca el turno a los subapartados. Si tienes subapartados, estos serán de
segundo nivel y puede que tengas algunos de tercer nivel o incluso cuarto
nivel; es decir “Título 2”, “Título 3”, “Título 4”.
Para
dar formato de “Título 2”, selecciona el texto y pincha de nuevo en el icono de
“Lista multinivel”, que como hemos dicho antes está en la barra de
herramientas, en el apartado “Párrafo; elige la opción de los títulos, igual
que antes. Verás que el texto aparece como un “Título 1”, pero no te preocupes,
abajo está la opción “Cambiar nivel de lista”, pincha sobre “Título 2”.
Ahora
le puedes dar el formato que quieras al “Título 2”, como hemos hecho con el
“Título 1”.
Si
tienes más niveles de subapartados, por ejemplo “Título 3”, para darle formato
de título, haz lo mismo que con el “Título 2”, pero eligiendo “Título 3”.
Para
añadir el punto y la raya al igual que en el “Título 1”, solo hay que pinchar
en “Definir nueva lista multinivel”, como hemos hecho antes, y con el “Título
2” seleccionado añadir lo que se desea (punto y raya en mi caso); lo mismo con
el “Título 3”. Así quedarían mis apartados:
Una
vez se le ha dado formato a los apartados, es el momento de crear la página
donde se verá el índice.
Para
ello, en la barra de herramientas superior, ve al apartado “Referencias” y
pincha sobre “Tabla de contenido”. Elige la opción “Insertar tabla de
contenido”.
Aparece
una ventana, donde puedes elegir los niveles que tiene tu documento (en mi caso
son 3) y el formato que quieras que tenga (yo suelo elegir Formal).
Al
pinchar en aceptar… ¡tendrás tu índice! Así queda el mío:
Puedes
pensar que hubiese sido más sencillo escribirlo a mano, pero con este tienes
más opciones que con el hecho a mano no se pueden hacer.
Para
empezar, los números de página se actualizan solamente pinchando con el botón
derecho sobre la tabla y eligiendo la opción de “Actualizar campos”. Por tanto,
si se añade nuevo texto en alguno de los párrafos y el resto se desplazan de
página, no tendrás que cambiar los números de página del índice uno a uno; con
esto ganarás tiempo.
Si
añades un nuevo apartado, ya sea “Título 1”, “Título 2”, etc, solamente debes
hacer como antes, “Actualizar campos”, pero eligiendo la opción de “Actualizar
toda la tabla”. Los apartados o subapartados aparecen solos.
Otra
opción que tiene es que al poner el cursor sobre uno de los apartados de la
tabla, presionando la tecla “Control” y haciendo clic con el botón izquierdo
del ratón, te lleva automáticamente a esa página. ¿Qué te parece?
Te
aseguro que cuando lo pruebes harás con este índice todos tus documentos.
Además solo te llevará más tiempo hacer el primero, para el resto puedes
aprovecharlo al “guardar como” ese documento con índice
Ahora
te toca probar. Si tienes alguna duda, déjala en los comentarios.
Un
saludo
Nuria
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