Sácale partido al Excel

 

¡Buenos días!

Es miércoles de nuevo, y aquí estoy para contarte otras cosas. Esta vez le toca el turno otra vez a mi sección de “Seamos eficientes”; te voy a hablar de cómo puedes hacer las cosas más sencillas gracias al programa Excel.

El programa Excel es una herramienta que permite muchas posibilidades. No todo el mundo conoce el verdadero potencial que tiene, no solo para hacer registros de datos numéricos, sino también para usarlo esporádicamente.

Muchas de las veces que he tenido que hacer cálculos para alguna memoria ambiental, proyecto específico de atmósfera, o cualquier otra cosa, he cogido la calculadora y he hecho el cálculo. Después siempre lo repito, por si he cometido algún fallo, y a veces parece que no estoy fina y lo he tenido que repetir 3 o 4 veces por no coincidir el resultado. Si se trata de una suma de muchos sumandos llega un momento en que las cifras parece que bailen en el papel y es mejor levantarse a respirar y tomar un poco de agua y seguir después. Para evitar esto, lo mejor que hay es usar el Excel en lugar de la calculadora. Introduces en las celdas los datos a calcular y después en otra haces el cálculo que corresponda. En el caso de tener que hacer una suma como un chorizo de larga, viene muy bien, ya que después de pasar los datos solamente hay que comprobar uno a uno que no se han escrito mal y después hacer la suma; esto ahorra mucho tiempo, créeme.

Pero no solo para eso sirve el Excel, hay una opción que me dejó fascinada, es una tontería pero ahorra tiempo, y lo que sea ahorrar tiempo ya sabes que me gusta, no por nada, sino porque lo puedes dedicar a otra tarea, es cuestión de ser eficientes. Imagina que debes hacer una tabla con datos mensuales. Si la haces en Word, debes hacer la tabla y después escribir todos los datos (nombre de los meses y datos a introducir). Sin embargo, si la haces en Excel, aparte de que te ahorras de dibujar la tabla, si pones en una celda “enero”, por ejemplo, al arrastrar hacia abajo o hacia la derecha el resto de meses se escriben solos, ¡pruébalo y verás! Lo mismo ocurre para los días de la semana. Para números correlativos tendrás que escribir 2 de ellos (cada uno en una celda), seleccionar las 2 celdas y arrastrar. ¿Qué te parece? ¡A mí una maravilla! Será una tontería, pero que yo desconocía, y algunos de mi alrededor también; siempre se puede aprender algo nuevo. Si tienes que hacer tu tabla en Word, solo tendrás que copiar las celdas y pegarlas en la tabla que hayas hecho en Word.

Si además debes hacer un tipo de cálculo que es idéntico para todos los meses, pero en el que cambian los datos de cada mes, solo debes realizar el cálculo para el primer mes (por ejemplo insertar una multiplicación) y arrastrar; para el resto de meses se realizará ese mismo cálculo, pero con los datos que haya puesto para cada mes.

 

 

Otra función que te puede ahorrar tiempo para el desarrollo de memorias es usar las fórmulas. Por un lado, como hemos dicho antes, si tienes algún error solamente tendrás que revisar lo que has escrito. Y por otro, puedes guardar ese archivo para usarlo de nuevo en otra ocasión donde tengas que emplear esa misma fórmula, por ejemplo para el cálculo de niveles de ruido.

Estos son algunos consejos muy básicos para utilizar Excel. Más adelante hablaré de algunas funciones que tiene el programa y cómo emplearlas, como por ejemplo el Formato condicional, ¿os apetece?

Si tienes alguna duda déjala en los comentarios.

Un saludo

Nuria

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